Az iratkezelés egy olyan téma, amely valószínűleg a legtöbb embernek nem tartozik a kedvencei közé, hacsak valaki nem megszállottja a szervezettségnek. Ettől függetlenül egy hatékony struktúra kidolgozása a gyűrűs mappák kezeléséhez a vállalkozás napi működését nagyban befolyásolhatja.
A munkafolyamatok sokkal hatékonyabbak lesznek, ami növeli a termelékenységet, csökkenti a frusztrációt és a stresszt. De pontosan mit is kell tenni ennek eléréséhez?
Nevezzük el a mappákat a lehető legpontosabban!
A legjobb, ha kerüljük a széles, átfogó mappanevek használatát, mivel ezek megnehezítik nemcsak a dokumentumok iktatását, hanem későbbi megtalálását is. Egy példa: egy nyelvekről szóló dokumentumot szeretnénk iktatni, de nem tudjuk, hogy hova helyezzük el, mivel van egy kultúra és egy hagyomány nevű gyűrűs mappánk is – mindkettő releváns az irat elhelyezéséhez.
Hozzunk létre egy olyan struktúrát a mappákhoz, amely illeszkedik vállalkozáshoz!
Minden üzlet más és más, ezért a gyűrűs mappa felhasználásakor a struktúrának is tükröznie kell magát a vállalkozást és az alkalmazottak munkafolyamatait. A legjobb megoldás az, ha a mappákat különböző kategóriákba csoportosítva rendszerezzük.
Legyen például egy gyűrűs mappánk minden részleg számára! De az is egy jó módszer lehet, ha szolgáltatásalapú vállalkozásunk van, és számos ügyféllel dolgozunk együtt, hogy a gyűrűs mappákat az ügyfelekről nevezzük el, és színes elválasztó lapokkal elkülönítjük az egyes projektjeikhez tartozó iratokat.
Ugyanez a helyzet akkor is, ha a fő profilunk bizonyos termékek eladása. Ilyenkor azonban a gyűrűs mappák neveit a termékek nevei adják.
Rendszeresen értékeljük az iratkezelési rendszerünket!
Fontos annak biztosítása, hogy a gyűrűs mappákban történő iratkezelési struktúra könnyen használható legyen az alkalmazottak számára. Ezért mindenképpen javasolt, hogy időközönként kérjünk visszajelzést tőlük a rendszer használatával kapcsolatos esetleges kihívásokról, és ezekkel kapcsolatos fejlesztési javaslatokat. Ez ugyanis segít majd a problémák azonosításában és megoldásában, ami pedig tovább növeli a vállalkozás eredményes működését.
